Las organizaciones modernas están
dejando atrás las estructuras tradicionales, basadas en órganos y puestos, y
están optando por estructuras formadas por equipos. En lugar de separar a las
personas en puestos individualizados y aislados, las organizaciones prefieren
juntarlas e integrarlas en equipos cohesionados y de alto rendimiento.
Naturaleza
de los grupos
El concepto de grupo se puede definir de
distintas maneras, según la perspectiva que se utilice. Una definición general señala
que los miembros de un grupo en una organización:
1.
Están
motivados para trabajar juntos.
2.
Perciben
al grupo como una unidad
3.
Contribuyen
en distinta medida
4.
Asumen
distintas formas de interacción que las llevan a tener coincidencias y
desacuerdos
El comportamiento de un grupo es más que
la suma de las conductas de los individuos que lo forman. Cuando las personas
trabajan en grupo no se comportan igual que cuando están solas o aisladas. Existen
3 visiones: la primera describe la forma en que se debería organizar y dirigir
un grupo, y hace hincapié en el liderazgo democrático, la participación y la
amplia cooperación entre los miembros. Otra visión se concentra en un conjunto
de técnicas como la dramatización, las lluvias de ideas, los grupos focales, la
terapia de grupo, etc. La tercera visión analiza desde una perspectiva interna:
cuál es su naturaleza, cómo se forman, cuáles son sus procesos y su estructura,
cómo funcionan y afectan a sus integrantes, a otros grupos y a la organización.
Tipos
de grupos
Los grupos pueden ser formales o
informales. Los formales son conjuntos de trabajo que crea la organización, se
estimulan comportamientos que favorecen el trabajo. Los
grupos formales pueden ser:
1.
Grupos de mando. Son
grupos tradicionalmente determinados por las relaciones formales de autoridad y
están definidos en el organigrama.
2.
Grupos
de tarea. Son grupos
definidos por la organización y formados por personas que ejecutan determinadas
tareas o funciones y pueden trascender las relaciones de mando.
3.
Grupos
temporales con plazos definidos. Se
forman para ejecutar ciertas tareas de la organización y tienen una duración
definida, como las comisiones. Siguen una secuencia:
a)
La
primera reunión sirve para definir la dirección del grupo. Se esbozan las
normas de comportamiento y las premisas del enfoque del proyecto
b)
La
primera fase de actividad de un grupo se caracteriza por la inercia. El grupo
tiende a quedarse estático o a seguir un curso de acción fijo.
c)
Transición
que se caracteriza por innumerables cambios que destruyen pautas anteriores y
renuevan perspectivas.
d)
En
esta etapa los miembros del grupo ejecutan los planes elaborados en el periodo
de transición.
e)
La
última reunión se caracteriza por actividades sumamente rápidas y por una nueva
oleada de tareas para concluir el trabajo.
Los grupos informales son aquellos que
surgen de forma espontánea como resultado de las relaciones entre personas. Su
naturaleza es típicamente social. Suelen formarse con base en amistades o
intereses comunes. Los grupos informales pueden ser:
1. Grupos
primarios. Por ser
pequeño, se caracteriza por la camaradería y la lealtad y porque sus miembros
tienen valores en común. La familia y los grupos de colegas son ejemplos de
grupos primarios.
2. Grupos de interés. Son los grupos de personas que se unen
para enfrentar problemas similares o alcanzar un objetivo común que satisfará
sus intereses individuales.
3. Grupos de amistad. Son grupos de personas que van más allá
del entorno laboral y que tienen relaciones sociales.
4. Coaliciones. Al nivel micro, las coaliciones de
individuos y de grupos dentro de las empresas son reconocidas como una
dimensión importante de la dinámica grupal. La
literatura indica que la coalición tiene las siguientes características:
a)
Interacción de un grupo de individuos.
b)
Unión deliberada de miembros que persiguen un propósito
específico.
c)
Independencia de la estructura formal de la organización.
d)
Ausencia de una estructura interna formal.
e)
Percepción recíproca de los
miembros.
f)
Una determinada orientación hacia un asunto para alcanzar
objetivos individuales.
g)
Acción concertada de los miembros, que actúan en grupo.
Etapas del desarrollo de un grupo
El desarrollo de los grupos es un
proceso dinámico. Los grupos pasan por cinco etapas:
1.
La
etapa de formación es
el paso inicial de la construcción de un grupo y consta de dos fases. Primero,
las personas ingresan al grupo debido a la asignación de un trabajo o debido a
que desean obtener un beneficio. La segunda fase de la etapa es de formación, o
sea la definición de los propósitos, la estructura y el liderazgo del grupo.
2.
La
etapa de la tormenta es
aquella en la que surge el conflicto dentro del grupo. Los miembros aceptan la
existencia del grupo, pero se resisten al control que éste impone a su
individualidad.
3.
La
etapa de normalización se
presenta cuando se desarrollan relaciones estrechas y el grupo se cohesiona
gradualmente. Surge un fuerte sentimiento de identidad de grupo y camaradería.
4.
La
etapa de desempeño. La
energía deja de dirigirse a conocer y comprender a cada uno de los miembros y
se enfoca en el desempeño de la tarea a realizar. El desempeño es la última
etapa de desarrollo de los grupos permanentes de trabajo.
5.
La
etapa de interrupción. Los
grupos temporales pasan por una quinta etapa. En ella el grupo se alista para
la desbandada, es decir, para que cada miembro regrese a sus actividades
normales en otras áreas. En este momento el grupo deja de existir.
Mapa
de la red social
Se trata de una herramienta analítica
para estudiar las interacciones sociales. La sociometría busca evaluar quién le
agrada o no a una persona y con quién le gustaría trabajar. Esta información es
utilizada para crear un sociograma, es decir, un diagrama que representa
gráficamente las interacciones preferidas. El
sociograma sirve para analizar los siguientes tipos de grupos:
1.
Las redes sociales, conjuntos de relaciones entre determinado conjunto de personas.
2.
Los conglomerados, grupos que existen entro de las redes sociales.
3.
Los conglomerados prescritos, grupos formales determinados por la
organización
4.
Los conglomerados emergentes, grupos informales, transitorios y no oficiales.
5.
Las coaliciones, conglomerados que se forman temporalmente para alcanzar
determinados objetivos comunes.
El sociograma también
permite identificar a ciertos integrantes:
·
Las estrellas, personas de la red que aparecen con mayor frecuencia en las
preferencias.
·
Los eslabones, aquellas personas que, sin ser miembros de un conglomerado,
establecen conexiones entre dos o más integrantes.
·
Los puentes son miembros de un conglomerado que sirven de eslabones entre dos
o más personas.
·
Los aislados son individuos que no están conectados a la red social.
·
Los panelistas son grupos informales, permanentes o fijos, que involucran amistad
e identificación personal.
Estructura del grupo
Los grupos de trabajo se caracterizan
por tener una estructura que modela el comportamiento de sus miembros y permite
explicar y prever en buena medida el comportamiento de los individuos, así como
el desempeño grupal. Las principales variables estructurales de un grupo son:
1.
El
liderazgo formal. En
general, cada grupo tiene un líder, el cual es señalado formalmente por la
organización y desempeña una función muy importante en el grupo.
2.
La
función. Es el conjunto
de actividades y comportamientos que se requieren de la persona que ocupa un
puesto determinado en la organización. Es necesario que cada persona cumpla su
función para satisfacer las expectativas de su puesto.
3.
El
desempeño del papel. Cada
uno de los miembros del grupo desempeña la función específica que le ha
atribuido la organización. No obstante, el cumplimiento de este papel está
sujeto a infinidad de influencias, entre otras:
a)
La
identidad de la función se
refiere a las actitudes y los comportamientos de las personas, que deben ser
consistentes con el papel asumido. Se trata de las explicaciones relativas a la
función que recibe la persona (expectativa del papel) y a la manera en que ella
interpreta las expectativas comunicadas, con la distorsión que se deriva del
proceso de comunicación (papel percibido).
b)
La
percepción de la función se
refiere a la visión de la manera en que la persona debe actuar en determinada
situación, y se basa en la interpretación de la manera en que cree que debe
comportarse. Es la percepción que la persona tiene sobre el comportamiento que
corresponde al papel que le ha sido asignado.
c)
La
expectativa de la función es
la manera en que otros piensan que la persona debe reaccionar y comportarse en
determinada situación, de acuerdo con la función que le ha sido asignada. El
papel que se atribuye a las personas dentro del contexto en que actúan influye
claramente en su comportamiento.
d)
El
conflicto de funciones se
deriva de las disonancias o contradicciones entre varios papeles que desempeña
una persona. Cuando alguien se enfrenta a diferentes expectativas asociadas a
las funciones que desempeña, surge un conflicto: la persona percibe que su
compromiso con un papel puede dificultar o impedir el desempeño de otro.
4.
Las
normas especifican aquello que los miembros deben hacer o evitar en ciertas
circunstancias y son medios que permiten influir en el comportamiento de las
personas con un mínimo control externo. Son importantes por:
a)
Facilitan
la supervivencia de un grupo.
b)
Aumentan
la posibilidad de prever el comportamiento de sus miembros.
c)
Reducen
los problemas interpersonales embarazosos.
d)
Permite
que sus miembros expresen los valores centrales del grupo y definan su
identidad.
Hay
4 tipos de normas grupales:
1)
Las
normas que rigen la apariencia (manera de vestir y comportarse)
2)
Las
normas que rigen el desempeño
3)
Las
normas que rigen la organización social (relaciones)
4)
Las
normas que rigen la asignación de recursos.
5.
El
estatus. Se refiere a
la posición social que las personas atribuyen a un grupo o a los miembros de
éste. Así, dentro de cada grupo social, cada miembro
tiene funciones, derechos y rituales que lo diferencian de los demás.
6.
El
tamaño. Éste influye en
el comportamiento del grupo debido a las variables implicadas.30 Existe
evidencia de que los grupos pequeños realizan mejor las tareas. En cambio, los
grupos más grandes obtienen mejores resultados cuando se trata de resolver
problemas. Los grupos grandes, de unos 12 participantes, producen entradas más
diversificadas. Si el objetivo es descubrir datos y hechos, los grupos grandes
son más eficaces.
7.
La
composición. Se refiere
a la combinación de conocimientos y competencias que los miembros aportan al
grupo. Puede ser homogénea o heterogénea. La diversidad reúne habilidades y
competencias muy variadas, lo cual permite al grupo alcanzar más rápido sus
objetivos.
8.
La
cohesión. Se refiere al
grado de atracción que sienten los miembros entre sí y a su motivación para
permanecer en el grupo.34 La cohesión es importante porque está asociada a la
productividad. Para estimular la cohesión de un grupo
se sugiere:
·
Reducir su tamaño.
·
Alentar la concordancia con los objetivos del grupo.
·
Aumentar el tiempo que los miembros pasan juntos.
·
Aumentar el estatus del grupo y la dificultad percibida para ingresar a él.
·
Estimular la competencia con otros grupos.
·
Proporcionar recompensas al grupo, en lugar de dar premios
individuales.
·
Aislar físicamente al grupo.
Condiciones de la organización para trabar en grupo
Todo grupo está sujeto a la influencia
de condiciones externas como las siguientes:
1. Estrategia
de la organización. La
estrategia de la organización influye en el poder de los diversos grupos de
trabajo, ya sea por la asignación de recursos o por la importancia que se
concede a distintas áreas.
2.
Estructura de autoridad. La estructura determina el lugar del
grupo dentro de la jerarquía de la organización, quién es su líder formal y
cuáles son las relaciones formales con otros grupos.
3.
Reglas
formales. Las
organizaciones definen reglas, procedimientos, políticas, descripciones de
puestos y directrices para estandarizar el comportamiento de sus miembros. Sin
embargo, esto implica una merma considerable a la libertad y la autonomía de
las personas.
4.
Asignación
de recursos. Determina
la manera en que el dinero, el tiempo, las materias primas y el equipo se
distribuirán entre diversos grupos de acuerdo con las decisiones de la
organización.
5.
Procesos
de selección de personal. Los
criterios de selección de ésta determinarán las características de las personas
que formarán parte de sus grupos de trabajo.
6.
Sistemas
de evaluación del desempeño y de recompensas. El comportamiento de los miembros está
influido por la manera en que la organización evalúa el desempeño y las
conductas que considera valiosas y dignas de recompensa.
7.
Cultura
de la organización. Los
miembros de los grupos de trabajo tienen que aceptar las normas implícitas y
explícitas de la cultura corporativa para poder permanecer dentro de la
organización
8. Condiciones físicas del trabajo. Estas características pueden facilitar
u obstaculizar el trabajo y la interacción entre grupos. Una de las principales
preocupaciones de las organizaciones modernas es crear un ambiente agradable y
positivo para que los grupos de trabajo funcionen mejor.
Eficiencia
y eficacia de un grupo
Desde el punto de vista de la
eficiencia, los individuos casi siempre tienen. Los grupos pueden tener
personas de distintas áreas y especialidades, lo que reduce el tiempo que
tardan en reunir información. Los grupos son menos eficientes que los
individuos en la toma de decisiones; por ello vale la pena preguntarse si lo
que se gana en eficacia compensa lo que se pierde en eficiencia. Desde el punto de vista de la eficacia, las
decisiones en grupo ofrecen mayor exactitud. Si la eficacia se midiera en
términos de rapidez, los individuos serían mejores, pero si se mide en términos
de creatividad, los grupos son más eficaces. Además, si se mide el grado de
aceptación de la solución escogida, el grupo también lleva la delantera.
Toma
de decisiones en grupo
Los puntos fuertes de la toma de
decisiones en grupo son los siguientes:
1.
Los
grupos generan información y conocimientos más completos. La heterogeneidad produce una riqueza
intelectual mucho mayor.
2.
Los
grupos ofrecen puntos de vista mucho más diversos.
3.
Los
grupos toman decisiones de mejor calidad.
4.
Los
grupos facilitan que la solución sea aceptada. La mejor manera de obtener aceptación y
compromiso es propiciar la participación de las personas en las decisiones.
Los puntos débiles de la toma de
decisiones grupales son los siguientes:
1.
Consume
más tiempo. El grupo
debe discutir hechos, encontrar opciones y buscar consenso acerca de la
decisión, y eso tarda más.
2. El grupo presiona para que haya
conformidad. Los
miembros tal vez dejen de disentir explícitamente porque desean ser aceptados y
valorados por el grupo.
3. Una persona o un subgrupo pueden dominar
la discusión.
4.
Las
decisiones grupales no definen claramente las responsabilidades.
Existen algunas herramientas para
reducir los problemas inherentes a la interacción de los grupos tradicionales:
1.
La
lluvia de ideas es una
técnica que tiene por objeto superar las presiones que buscan la conformidad,
las cuales dificultan el desarrollo de opciones creativas e innovadoras. Las
lluvias de ideas estimulan la búsqueda de alternativas sin críticas o
restricciones.
2. La técnica de grupo nominal es un método para la toma de decisiones
colectiva. Los miembros se reúnen para escoger una solución de manera
sistemática, pero independiente. Esta técnica funciona así:
a)
Las personas se reúnen en grupo.
b)
Se expone el problema a todos los miembros.
c)
Cada miembro escribe sus ideas sobre el problema.
d)
Después de este método silencioso, cada miembro presenta su idea
al grupo.
e)
El grupo discute las ideas presentadas para aclararlas y
entenderlas.
f)
El grupo evalúa las ideas presentadas.
h)
Cada miembro califica las ideas presentadas.
i)
La idea que recibe el mayor número de votos será la decisión del
grupo.
j)
Junta
electrónica. Con la
tecnología disponible, hasta 50 personas se pueden sentar a una mesa en forma
de herradura, cada una con una computadora. Los miembros también pueden estar
ante sus termina en lugares distantes.
Equipos
Muchas organizaciones utilizan equipos
de proyectos, formados por gerentes y trabajadores profesionales que trabajan
juntos durante un periodo definido, el cual se puede extender. El desempeño de
un equipo incluye los resultados individuales y lo que llamamos el producto del
trabajo colectivo, es decir, aquello que dos o más miembros producen juntos
como aportación real.47 Las principales diferencias entre los grupos de trabajo
y los equipos son las siguientes:
1.
El
grupo de trabajo tiene un solo líder muy fuerte, mientras que el equipo tiene
funciones de liderazgo que son compartidas.
2. El grupo de trabajo tiene una
responsabilidad individualizada, mientras que el equipo tiene una
responsabilidad individual y colectiva.
3. El propósito de un grupo de trabajo es
el mismo que el de la organización, mientras que el equipo tiene un propósito
específico.
4. Los equipos implican relaciones, o sea,
conexiones humanas, en las cuales el todo emerge como algo mayor que la suma de
sus partes.
5. Los equipos se basan en relaciones
afectivas y emocionales y en conexiones personales entre los miembros. Implican
diversidad y unidad, apertura y aceptación, honestidad y empatía, críticas y
acuerdos, etc.
6.
Los
equipos se caracterizan por su clara cohesión, su espíritu colectivo
concentrado en las tareas, el afecto que los miembros manifiestan en sus
relaciones y su satisfacción por la calidad de sus procesos de trabajo.
Tipos
de equipo
1.
Equipos
funcionales cruzados. Están constituidos por miembros de varios departamentos o
de diferentes especialidades funcionales. En general, están sujetos a dos
criterios: uno interno (el del equipo) y otro externo (el de la organización).
Existen cinco pasos indispensables para mejorar su dinámica:
a)
Escoger y seleccionar cuidadosamente a sus miembros.
b)
Definir con claridad el propósito del equipo.
c)
Asegurarse de que cada miembro comprenda cómo deberá funcionar el
equipo.
d)
Formar el equipo en forma intensiva para que cada miembro aprenda
a interactuar eficazmente.
e)
Alcanzar resultados excelentes
2. Equipos virtuales. Son evidentes en las
operaciones globales y terciarizadas (de outsourcing). Una de las claves
para utilizar los equipos virtuales son las tecnologías sincronizadas, las
cuales permiten a los miembros interactuar en tiempo real.
3. Equipos autodirigidos. Son esencialmente independientes,
realizan tareas operativas y asumen responsabilidades administrativas
tradicionales, como planear, programar y evaluar el desempeño. Son grupos de
personas que administran las tareas técnicas que dan por resultado un producto
o servicio que será ofrecido a un cliente interno o externo.
4.
Fuerzas
de tarea. Son equipos
temporales creados para ejecutar o cumplir con una tarea específica. Una vez
terminada ésta, el equipo se disuelve.
